【ビジネスマン必見】メールの返信はどのくらい？即レス、即対応のススメ！！
【ビジネスマン必見】メールの返信はどのくらい？即レス、即対応のススメ！！
皆さんこんにちは息子です！
今日は社会人やビジネスマンにお勧めする、
即レス、即対応の勧め！について書いていきたいと思います。
目次
メールの返信はどのくらいの時間でしてますか？
皆さんは客先や取引先、社内の人間から送付されてきた、
返信が必要なメールに対してどれくらいで返信をしてますか？
もちろん業種や役職、業務によってもメールを受け取る量や、
内容も様々だと思います。
ただ私は内容にもよりますが基本、「即返信、即レス」で対応しています。
多い少ないは人によっても違いますが、私は日々100件弱のメールの受信があります。
もちろん報告のみで終了するものもあれば、返信が必要なものと多種多様です。
特に返信が必要なものも、トラブルやクレーム等最優先に対応しなければ、
いけない物や、1週間後までに返信をすればいいもの、はいorいいえで
終了するもの等があると思います。
トラブルやクレームに係るものは、事実確認をした上で、しっかりとした対応を取らなければならないので、内容を吟味する時間が必要ですが、
その他は基本その場で返信を行います。
即レス、即対応する事のメリットとは？
では即返信や対応をする事でどういったメリットがあるか？というと、
①送信者が即対応できる。
②自分を少しでも身軽な状態にしておける
③返信忘れを防げる
④処理能力があがる
⑤ストレス軽減
といったメリットが期待できます。
①については、私の返信を待っている送信者が、すぐ返信を行う事で、
仕事を先に進める事が出来ます。これにより相手に好感を持って頂けます。
②毎日100件弱のメールを受け取り、処理をしていかなければならないので、
溜め込んでしまうと、相手にも迷惑がかかり、自分も身動きがとれなくなってしまいます。
③よく見かける光景で、期限が先なので後でやろうとして、結局返信する事すら、
忘れてしまう人を良く見ます。
これはビジネスにおいて、信頼を失いますし絶対ＮＧです。
④即座に対応、処理を繰り返す事で自分の処理能力が上がります。たとえ1週間の期限があったとして、私が数分で対応した内容と、他者がぎりぎりで対応した内容に、大きな差は正直ないと思います。それなら、早く回答した私の回答に、受信者はメリットを感じると思います。
⑤ストレス軽減。どういう事にストレスを感じるかをテストした際、人間は質より量に対して、ストレスを感じる傾向があるそうです。
仕事をため込まないことが、ストレスを軽減してくれるのです。
対応が困難なレベルを1～10（10が最高）とした場合、
レベル1の即対応可能な案件が10個ある場合と、
レベル10の案件が1個だけの場合では、
人間はレベル1が10個ある方によりストレスを感じるようです。
その為、簡単なものを先伸ばしにせず、どんどん処理し量を減らす事で、
ストレスを軽減する事が可能です。
まとめ
以上簡単に書いてみましたが、即レス、即対応をする事は
相手にとってプラスになる事も多く、自分にとってもメリットが大きいです。
【重要なのは、受信者や相手がどう感じるかを察知する事と、少しでも自分の処理能力をあげ、仕事をため込まず、常に余力を残しておくことで、突発的な問題に即座に対応できる状態を維持しておく事でしょう！】
これを頭にいれて、対応する癖をつける事で相手からも信頼される、ビジネスマンに
なっていけると思います。
以上息子でした。
